東華社保業務檔案管理系統解決方案
一、概述
東華社保行業檔案影像管理系統采用影像處理、智能檢索、海量存儲、條碼技術等先進技術，通過數據信息與影像信息的同步處理，提高了檔案信息管理的水平，使原始檔案的管理融合到機構的日常業務流程中，從而達到檔案掃描、查詢、檔案管理的一體化。同時通過網絡傳輸影像文件，實現遠程的業務處理，無需長距離送單和復雜的交接過程，減少業務處理時間和客戶等待時間，提高客戶的滿意度和忠誠度。
該系統集合了檔案數字化、管理信息化和網上數字檔案館等先進的檔案管理理念和功能，實現了與社保業務經辦同步數字化檔案、檔案在社保業務經辦全程不落地、無紙化流轉和查閱、檔案網上全文查閱以及檔案管理保管的流程化、規范化和智能化，使用無線條碼技術實現庫房信息化、自動化管理。同時，使用分布式技術實現區\縣經辦機構的業務檔案分布式采集、歷史檔案采集、集中存儲模式，全面覆蓋并推進社會保險業務檔案數字化、信息化進程。
東華社保行業檔案影像管理系統建設秉承“智慧、安全、便民、高效”的核心理念，基于電子檔案全面應用的社保業務檔案一體化貫穿于社保業務經辦全程，檔案不落地、無紙化流轉和查閱，管理全程信息化的系統設計思路為社保行業的構建智能社保平臺添磚加瓦。
二、系統部署架構
系統采用集中存儲、分散掃描的模式。
建立一個數據中心，維護一套信息資源（索引數據庫、證件庫、前臺掃描預歸檔庫、影像庫等）系統，進行統一管理。
分散采集，遠程上載。各區縣影像采集分兩種模式，即事中掃描和事后集中掃描。事中掃描實時將影像上傳至數據中心的預歸檔庫中，供后續的業務復核、審核調閱，然后進行月結歸檔。事后集中掃描，在每個區縣建立自己的預歸檔庫，區縣在做事后集中掃描過程所需的影像文件都存儲在本區的預歸檔庫中，待數字化結束后統計將本區的預歸檔庫信息歸檔到數據中心。這樣可提高數字化過程多次訪問影像文件的效率，同時也減輕數據中心的網絡壓力。
各街道主要使用事中掃描模式進行影像采集，然后移交給所轄區進行管理。
三、業務總體流程
四、系統總體功能結構
上圖所示，系統總體上可以分為七個部分，具體如下：
- 機構管理：維護三級機構目錄信息；
- 掃描加工業務：由業務部門整理組卷之后移交給數字化加工部門進行檔案數字化加工；
- 質量抽查業務：集中掃描加工過程中，需要通過質量抽查之后才能將數字化的檔案發布到查詢服務中；
- 庫房管理業務：構建電子虛擬庫房，輔助檔案管理員進行實物管理，方便實物的借閱及查找；
- 查詢業務：為業務辦理、后臺復核及網上稽查提供業務檔案的查詢及調閱服務；
- 輔助管理：維護系統的公共信息；
- 系統接口：系統與其他系統之間的接口。
五、系統建設效益
本項目的建設將創造的社會、經濟效益有以下幾個方面：
1.加快了業務處理速度，提升了社保業務經辦效能。
在業務過程中，使用實物檔案主要存在幾個問題：
效率低：在手工的檔案查詢中，通常需要15至30分鐘甚至更長，在查詢量大的時候，務必要增加大量的人力，通過電子檔案的方式，只需1、2分鐘即能完成。
共享低：由于紙張檔案的共享比較困難，一般只能靠復印/傳真這種有限的手段，并且效率低，成本高，特別是對于日后將實行的業務就近辦理的經辦模式，對于調閱不同地點的社保業務檔案，使得紙質檔案的利用成為一大難點，在使用電子檔案的情況下，通過相應的授權，瞬間解決檔案調閱的難題。
2.優化政府服務，方便參保對象。
影像檔案系統作為業務系統的支撐系統，可以有效支持社保經辦過程中社保檔案的不落地管理，方便參保對象就近辦理和“不出門”辦理社會保險業務的社保業務發展趨勢，免除參保對象在各部門間奔波之苦，使參保對象遞交的社保檔案在社保經辦部門間實現共享，實現社保業務經辦、審核的無紙化辦理。
3.促進社保業務檔案管理的標準化和規范化。
歷史檔案的影像化、數字化，促進了社保檔案管理的標準化、正規化和系統化。通過推廣使用影像檔案系統，使全市各區、縣市社保經辦機構按照統一、標準、規范的操作流程對全市社保檔案進行科學化、信息化管理，提升社保檔案管理的水平。
4.提供了紙質檔案的備份機制，提高安全性，滿足社保檔案長久保存的需要。
歷史檔案對于社會保險經辦機構來說是非常重要不能遺失和損壞，保存的時間已經相對比較長久，在規定的保管期限內要防止火燒、水浸、蟲蛀、鼠咬、霉爛等情況的出現，管理要求高、難度大。通過本項目的實施，把紙質檔案轉化成電子檔案，在業務中使用電子檔案代替紙質檔案，紙質檔案可以密封保存。這樣在保證檔案損壞安全性的同時，又做到了電子方式檔案的備份，達到了長期保存的目的。
5.降低檔案管理成本
歷史檔案保管需要大量的庫房、箱柜予以存放，而為了滿足查詢的需要，通常存放的地點都在社保經辦機構的服務場所內，而此類地段場所一般都耗資較大。各區、縣市社保經辦機構建立起影像檔案管理系統進行實物檔案影像化后，可以實現社保業務檔案的異地保管，既可為服務群眾騰出更大的服務空間，又可以大大節約租用此類場所的費用；同時，電子檔案的有效利用，將大大降低實物檔案管理的工作量，從而起到減少檔案管理人員的需求，實現了降低檔案管理成本的目標。
六、案例
2013年10月，秉承“智慧、安全、便民、高效”的核心建設理念，由東華軟件股份公司承建的新一代廣州市社會保險業務檔案管理系統建成上線。新的業務檔案管理系統在原數字化管理系統的基礎上，引入了檔案事前/事中掃描模塊，在業務辦理前端掃描業務材料形成電子圖片并自動關聯業務數據，使電子檔案為業務所用，業務數據為檔案系統所用，達到了業務檔案一體化建設的目標。
通過新一代廣州市社會保險業務檔案一體化系統建設，改變了業務經辦和檔案管理相對獨立的關系，擴大了業務檔案的利用，提高了檔案管理效率和檔案利用的社會效益，大力推進了業務檔案管理向專業化、信息化、規范化目標前進的步伐。
